Alles en meer is mogelijk
Benieuwd geworden naar wat een robot voor jou kan betekenen? Bekijk eens wat uitgebreide voorbeelden hieronder.
Geen een organisatie is hetzelfde en dus is elk proces uniek. Een robot van FlairFlow Solutions wordt volledig op jouw werkproces afgestemd, zodat hij precies doet wat er verwacht wordt. Wil je weten wat ik hierin voor jou kan betekenen?
Onboarding
Binnen jouw organisatie worden er regelmatig nieuw professionals aangenomen. Dat is goed nieuws! Echter betekent dit wel een hoop administratieve rompslomp. Je nieuwe collega moet in 3 systemen worden toegevoegd die niet met elkaar verbonden kunnen worden, en er zijn ook nog 2 distributie-lijsten voor de mail waar ze aan moet worden toegevoegd.
Je collega van HR wil dit graag voor je gereed maken, maar het komt wel onderaan de stapel. Oh en hij gaat volgende week op vakantie dus het kan even duren…
Een robot van FlairFlow Solutions kan dit proces van je overnemen, door alles te automatiseren. Jij vult alle informatie in in 1 excel-bestand en de robot werkt alle systemen bij. Geen wachttijden en altijd up to date zodat nieuw personeel snel kan beginnen!
Planning
Binnen een kraamzorg-organisatie wordt er op de afdeling Planning dagelijks een Excel-lijst uitgedraaid met alle ingeplande en uitgeplande diensten van de aankomende twee maanden. Kraamverzorgsters kunnen zich in een online omgeving zelf inschrijven op diensten. Helaas wordt dit niet automatisch overgezet naar het plansysteem vanuit waar de facturatie naar de zorgverzekeraars plaatsvindt.
Een medewerker uit je team moet deze gegevens dus elke werkdag één voor één overzetten naar dit plansysteem, en is daar minstens 2 uur mee bezig.
De medewerker in kwestie baalt zichtbaar van de situatie. Ze heeft minder werkplezier en klaagt over de werkdruk. Een kwart van haar werkdag is ze bezig met saai werk en in de andere 6 uur moet ze nog haar andere werkzaamheden verrichten.
Ook van andere collega’s hoor je klachten: Als de medewerker een dag ziek is dan is meteen het plansysteem niet meer up to date, wat verwarring oplevert binnen de organisatie.
Daar komt bij dat er ook weleens fouten worden gemaakt. Logisch, het blijft mensenwerk, maar de gevolgen zijn groot. Als de dienst van een kraamverzorgster niet goed wordt overgezet, wordt er misschien gerekend op een kraamverzorgster die niet ziet dat ze staat ingepland!
Door dit proces te automatiseren bespaar je een hoop tijd. De medewerker in kwestie heeft gewoon 2 uur per dag extra om andere werkzaamheden op te pakken. Daar komt bij dat een robot nooit afwezig is, dus op elk moment van de dag is het roostersysteem up to date. Dit zorgt voor veel rust bij de kraamverzorgsters en een grotere tevredenheid bij de cliënten.
Bedrijfsvoering
Je werkt als manager Capaciteit en Inzet bij een grote organisatie. Elke maand stuur je naar de locatiemanagers en het bestuur een overzicht met alle ingezette uren van die maand. Daarbij vergelijk je de uren met het aantal uren begroot, hoeveel ziekte-uren er waren die maand en hoeveel uren er gewerkt worden door uitzendkrachten. Bedrijfskritische informatie, want personeel is een grote kostenpost. De locatiemanagers en het bestuur zijn dus ook heel blij met deze informatie!
Je maakt dit overzicht graag, maar het is heel veel werk. Je bent er zo een dag of 2 mee bezig, terwijl je eigenlijk geen tijd hebt.
Het proces heeft behoorlijk wat stappen, want vanuit een groot excel-bestand moet je precies de data filteren die nodig is. Er moeten kolommen worden toegevoegd, rijen bij elkaar opgeteld worden en er moet gesignaleerd worden als er iets niet klopt. Elke maand is het hetzelfde klusje, maar toch moet je je hoofd er goed bij houden want je wil geen fouten maken!
Dit proces kan geautomatiseerd worden. Alle stappen worden overgenomen door de robot, zodat er aan het eind van de rit een mooi overzicht uit komt rollen. Dat had jij niet béter kunnen doen!
Financiële Administratie
Het facturatiesysteem van de organisatie kan automatisch facturen genereren. Handig zou je zeggen!
Echter blijkt vaak dat de gegevens op de factuur niet up-to-date zijn. De nieuwe klantgegevens zijn namelijk wel aangepast in het CRM-systeem, maar niet in het facturatiesysteem. Hierdoor ontstaan fouten op de factuur, dat wil je natuurlijk liever niet. Daar komt bij dat het financiële softwarepakket niet gekoppeld is aan het facturatiesysteem, waardoor daar elke factuur handmatig aangemaakt moet worden.
Door dit proces te automatiseren met een robot van FlairFlow Solutions bespaar je een hoop tijd en minimaliseer je de fouten. Mocht er een discrepantie bestaan tussen deze pakketten kan er automatisch een mail verstuurd worden naar bijvoorbeeld de medewerker financiële administratie, zodat er direct actie ondernomen kan worden.
Zorg Administratie
In een zorginstelling worden de gegevens van patiënten ingevoerd in een elektronisch patiëntendossier (EPD). Bij het aanmaken van een nieuwe patiënt komt het vaak voor dat nog niet alle gegevens binnen zijn. Hierdoor mist er informatie die wel heel belangrijk is voor betalingen en het aanmaken van dossiers. Het is erg druk op de afdeling cliëntenadministratie, waardoor er weinig overzicht is welke gegevens er nu precies missen. Een robot kan hierbij helpen!
De robot verzamelt een keer per week alle gegevens die nog missen en stuurt deze in een overzicht naar alle belanghebbenden. Hierdoor weet iedereen wat de status is en wat er nog moet gebeuren.